Reclaim: Revoluce v časovém managementu? Návod, jak nechat AI řídit váš kalendář

Máte pocit, že váš kalendář vládne vám, a ne vy tomu jemu? Cítíte se neustále zahrcení zasedáními, meetingy a „urgentními“ úkoly, zatímco vaše klíčové projekty a zdraví odkládáte na „když budu mít víc času“? Ten čas bohužel nikdy nepřijde.

Víte, že byste měli pravidelně cvičit, učit se nové věci nebo si blokovat čas na strategickou práci. Ale když přijde pozvánka na schůzku, váš blok „Deep Work“ je první na řadě, kdo musí ustoupit.

Představujeme vám Reclaim – AI plánovač (scheduler), který funguje jako váš osobní bodyguard. Jeho cílem není jen organizovat meetingy, ale bránit vaše návyky a chránit čas pro důležité úkoly.

V tomto článku se podíváme na to, jak tento nástroj změní způsob, jakým pracujete, a provedeme vás jeho nastavením krok za krokem.

Co je Reclaim a jak funguje?

Reclaim je inteligentní nástroj pro produktivitu, který se napojuje na váš existující kalendář (Google Calendar, Outlook atd.). Na rozdíl od běžných kalendářů, které jsou pasivní (zobrazují to, co do nich napíšete), je Reclaim aktivní.

Funguje na principu Flexibilního plánování. Když Reclaimu řeknete, že potřebujete každý týden 4 hodiny na „Hlubokou práci“ nebo 30 minut denně na „Čtení“, on tyto bloky do kalendáře přidá. Ale ne jako nehybné betonové bloky. Jsou to adaptivní bloky.

Pokud nemáte v kalendáři nic naplánováno, Reclaim tyto bloky nechá na místě. Jakmile ale přijde schůzka nebo jiný závazek, Reclaim váš blok automaticky přesune na jiné volné místo v týdnu. Díky tomu máte jistotu, že na své priority vždy najdete čas, i když se vaše plány mění.

Klíčové vlastnosti Reclaim:

• Smart Habits (Inteligentní návyky): Automatizace opakujících se aktivit (sport, vzdělávání, přestávky).
• Deep Work Blocks: Chrání váš čas na nejdůležitější úkoly před návaly meetingů.
• Todo List Integration: Propojení úkolů z aplikací jako Todoist, Asana, Google Tasks nebo Jira přímo do kalendáře.
• Buffer Time: Přidává automaticky přestávky mezi schůzky, abyste nestihli jednoho druhého.

Proč byste měli Reclaim začít používat?

V digitálním věku je pozornost nejdražší měnou. Nástroje jako Reclaim řeší jeden ze zásadních problémů moderního pracovníka: Konflikt mezi reaktivitou (reakce na maily, schůzky) a proaktivitou (dlouhodobé projekty, zdraví).

Zde jsou hlavní důvody, proč Reclaim milujeme:

1. Odstraňuje guilty conscience (výčitky svědomí): Když si Reclaim automaticky přesune váš trénink na večer, nemusíte se cítit provinile, že jste ho nevykonali ráno. Reclaim prostě najde nové místo.
2. Optimalizuje energii: Reclaim se učí, kdy jste nejproduktivnější. Pokud mu řeknete, že ráno jste „ostrovní“, bude se snažit umístit hlubokou práci spíše do dopoledních hodin.
3. Šetří čas plánováním: Už nebudete trávit hodiny hraním „Tetrisu“ s kalendářem a přesouváním bloků.

Příručka krok za krokem: Jak nastavit Reclaim

Pojďme se pustit do praktické části. Založení a základní nastavení Reclaim je otázkou několika minut.

Krok 1: Registrace a propojení kalendáře

1. Přejděte na web reclaim.ai.
2. Zvolte možnost „Get Started“.
3. Reclaim funguje nejlépe s Google Calendar, ale podporuje i Outlook a další kalendáře (CalDAV).
4. Po přihlášení vám Reclaim vyžádá přístup k vašemu kalendáři. To je nezbytné pro to, aby mohl číst vaše události a přidávat do něj nové bloky.

Krok 2: Nastavení pracovní doby (Working Hours)

Toto je základ, na kterém vše stojí. Reclaim musí vědět, kdy má hledat volný čas.

1. V nastavení (Settings) přejděte na záložku Working Hours.
2. Zde definujte svůj typický pracovní týden.
3. Tip: Můžete nastavit různé časy pro různé dny. Například v pátek chcete skončit dřív.
4. Reclaim také automaticky přidá čas na oběd (Lunch break), pokud si to přejete. Tento blok bude fungovat stejně jako návyky – pokud máte v poledne meeting, oběd se posune.

Krok 3: Vytvoření prvního „Habit“ (Návyku)

Pojďme si zautomatizovat něco, co jste dlouho odkládali, třeba „Čtení odborné literatury“ nebo „Cvičení“.

1. V dashboardu klikněte na Habits (Návyky).
2. Klikněte na Create Habit.
3. Název: Zadejte název, např. „Angličtina – Duolingo“.
4. Délka: Kolik času to zabere? (např. 30 minut).
5. Frekvence: Jak často to chcete dělat? (Denně, 3x týdně, pouze ve všední dny...).
6. Priorita: Zde nastavíte, jak moc je Reclaim má chránit.

• High Priority (Vysoká priorita): Reclaim se bude snažit najít čas téměř za každou cenu, i když máte hodně meetingů.
• Low Priority (Nízká priorita): Pokud je den plný, tento návyk se odloží nebo zruší.

7. Časové okno: Určete, kdy je pro vás tento úkol vhodný. Např. pro cvičení zvolte „Early Morning“ (Ráno) nebo „After Work“ (Po práci).
8. Uložte.

Váš kalendář se okamžitě zaplní bloky „Angličtina“. Pokud si teď do kalendáře ručně přidáte schůzku v čase, kdy má být angličtina, Reclaim ten blok automaticky posune na volný slot v rámci vámi zadaného okna.

Krok 4: Definování času na „Deep Work“ (Hlubokou práci)

Zatímco návyky jsou pro opakující se činnosti, „Deep Work“ je pro vaše klíčové pracovní úkoly, které vyžadují soustředění.

1. Přejděte do sekce Deep Work.
2. Zadejte, kolik hodin týdně chcete věnovat hluboké práci (např. 10 hodin).
3. Reclaim začne do kalendáře vkládat velké bloky (např. 2hodinové), označené jako „Deep Work“.
4. Best Practice: Pokud používáte nástroj pro správu úkolů (jako Todoist nebo Asana), můžete je propojit. Reclaim pak bude tahat úkoly přímo z vašeho seznamu a plánovat je do času, který máte vyhrazený pro Deep Work. Tím se stane vaše To-Do list skutečným plánem.

Krok 5: Správa úkolů (Tasks)

Reclaim umožňuje převádět úkoly na kalendářní události, aniž byste museli vytvářet návyky pro každou maličkost.

1. V sekci Tasks vyberte zdroj (např. Google Tasks, Todoist, nebo manuální zadávání).
2. Nastavte pravidla: „Plánovat úkoly, které trvají déle než 30 minut“.
3. Reclaim tyto úkoly automaticky „rozhází“ do volných časů v pracovní době, aby se splnily. Pokud úkol nesplníte, Reclaim ho automaticky přesune na další den (tzv. Rescheduling).

Pokročilé tipy a Best Practices pro maximální efektitu

Základní nastavení je skvělé, ale síla Reclaimu spočívá v detailech. Zde jsou tipy, jak z nástroje vytěžit maximum.

1. Využívejte „Buffer“ (Přestávky) mezi schůzkami

Jedna z nejúnavnějších věcí je mít schůzky těsně za sebou – kafe, záchod, připrava se na další call. Reclaim to řeší.

• V nastavení Smart 1:1s zapněte funkci „Buffer“.
• Nastavte si 15 minut přestávku po každém meetingu.
• Reclaim automaticky přidá do kalendáře 15minutový blok „Travel time“ nebo „Break“ za každou schůzku, kterou s někým domluvíte (pokud používáte i Reclaim pro booking) nebo i pro vaši existující schůzku (v závislosti na typu účtu). To vám zajistí dechový prostor.

2. Defend your calendar (Obrana kalendáře)

Reclaim může fungovat jako vaše sekretářka. Pokud používáte funkci Scheduling Links (odkaz pro rezervaci času), můžete nastavit pravidla:

• „Nikdo si mě nemůže rezervovat v pátek odpoledne.“
• „Nechávej mi vždy 2 hodiny denně bez meetingů.“ Když si někdo chce rezervovat čas přes váš odkaz, Reclaim mu nabídne jen sloty, které narušují vaše priority co nejméně.

3. Vytvořte si „Shutdown Ritual“

Mnoho lidí má problém odpojit se od práce. Vytvořte si návyk „End of Day Shutdown“.

• Nastavte si návyk na konec pracovní doby (např. 15:00 – 15:30).
• Do popisu si napište: „Přečti si emaily, zapiš si úkoly na zítra, zavři notebook.“
• Reclaim vás donutí (alespoň v kalendáři) zastavit se a zabalit.

4. Sledujte statistiky (Dashboard)

Na hlavním panelu Reclaimu uvidíte grafy. Sledujte je!

• Kolik % času vám „ukradly“ jednotlivé schůzky?
• Kolik % času jste strávili v Deep Worku?
• Plníte své návyky? Tato data jsou zlatý důl pro optimalizaci vaší produktivity. Pokud vidíte, že máte jen 20 % Deep Worku, je čas omezit meetingy.

Reclaim vs. Běžný kalendář: Je to pro vás?

Je Reclaim pro každého? Pokud pracujete v továrně na pásu, asi ne. Ale pokud jste knowledge worker (práce s informacemi), manažer, freelancer nebo zakladatel startupu, Reclaim je jedna z nejlepších investic do vaší produktivity.

Reclaim je ideální pro vás, pokud:

• Máte flexibilní pracovní dobu, ale velké množství meetingů.
• Cítíte se zahlceni a nemáte čas na vzdělávání nebo zdraví.
• Používáte digitální kalendář a máte rádi data a automatizaci.

Reclaim nemusí být vhodný, pokud:

• Máte naprosto neměnný rozvrh (např. lektoři, učitelé s pevným rozvrhem hodin).
• Pracujete primárně manuálně a ne u počítače.

Závěr: Získejte kontrolu zpět

Čas je jediný zdroj, který nelze obnovit. Nástroje jako Reclaim nám nevrátí čas zpět, ale pomohou nám utratit ho způsobem, který je pro nás smysluplný. Místo abyste byli otroky svého kalendáře, nechte AI, ať za vás řeší logistiku.

Přestaňte doufat, že na to budete mít čas „časem“. Dejte Reclaimu pokyn, aby tento čas našl a bránil ho.

Jste připraveni vyzkoušet Reclaim? Navštivte reclaim.ai a vyzkoušejte ho zdarma. Většina funkcí je k dispozici v bezplatném plánu pro jednotlivce, takže nezáleží na tom, jaký máte rozpočet – záleží jen na vaší ochotě změnit způsob, jakým pracujete.

Související články na začínámsAI.cz:

• Jak využít Notion AI pro organizaci úkolů
• Nejlepší nástroje pro automatizaci v roce 2024
• Prompt Engineering: Jak mluvit s AI, aby vám rozuměla